Saiba como superar o “pedágio” oculto das ressacas de reuniões

Uma ressaca de reunião é um período de diminuição do foco, motivação ou produtividade após uma reunião ruim. Pesquisadores organizacionais e de trabalho da Universidade da Carolina do Norte e da plataforma de gestão de trabalho Asana uniram forças para lidar com as consequências imediatas de reuniões ruins. Um recente relatório sobre a Inovação no Trabalho, para o qual contribuíram mais de 5.000 trabalhadores do conhecimento nos EUA e no Reino Unido, tentou descobrir como eles vivenciam reuniões ruins e suas consequências.

Felizmente, as descobertas indicam que os líderes de reuniões podem tomar medidas proativas para evitar ressacas de reuniões – e aqueles de nós que passam por reuniões ruins podem se recuperar de forma mais eficaz quando a prevenção é insuficiente.

O que são as ressacas das reuniões?

Na pesquisa, mais de 90% dos entrevistados disseram que tiveram ressacas de reuniões pelo menos ocasionalmente. Mais da metade disseram que essas ressacas afetaram negativamente seu fluxo de trabalho ou produtividade, enquanto 47% relataram sentir-se menos engajados. Esses efeitos geralmente resultavam de as pessoas ficarem remoendo ou repetindo partes da reunião em sua mente.

Quase metade (47%) dos entrevistados notou efeitos prejudiciais em suas interações com colegas de trabalho, como sentir-se desconectado de sua equipe ou querer passar um tempo sozinho.

Para outros, a frustração da reunião muitas vezes se espalhou para conversas com colegas de trabalho, resultando em reuniões informais após a reunião. Mais de um terço (36%) dos entrevistados disseram que, às vezes, desabafavam suas frustrações com colegas de trabalho, e mais de um quarto (27%) admitiu fazê-lo com frequência ou sempre.

Embora desabafar sobre uma reunião ruim possa fornecer algum apoio social, também pode espalhar negatividade para colegas de trabalho, estendendo e amplificando o efeito de ressaca.

Quando foi perguntado aos entrevistados sobre as causas de suas frustrações, os motivos mais comuns foram a irrelevância dos tópicos discutidos, a falta de uma agenda clara e a má gestão do tempo.

Como os líderes da reunião podem evitar ressacas

Essas preocupações podem ser abordadas aproveitando os insights da ciência da reunião. Aqui estão cinco estratégias para evitar ressacas de reuniões, abordando suas causas de frente:

Não domine, apoie

Muitas das causas profundas da frustração podem ser abordadas com um apoio mais ativo e cuidadoso. Por exemplo, muitos dos entrevistados do estudo expressaram frustração quando suas contribuições foram relevantes, mas não tiveram a oportunidade de contribuir para a conversa.

A distribuição da participação por meio da motivação pode assumir várias formas, desde fazer com que os membros da equipe liderem seus itens de agenda atribuídos até o uso de enquetes ou questionários interativos para solicitar informações dos participantes. Essas abordagens são especialmente valiosas em ambientes virtuais ou híbridos, onde os participantes podem desaparecer mais facilmente em segundo plano.

Corte a lista de convidados impiedosamente

Alinhe sua lista de convidados de reunião com o objetivo da reunião. Priorize os participantes “obrigatórios” e forneça aos participantes “agradáveis” formas alternativas de contribuir, como enviar informações com antecedência ou atualizá-las por e-mail posteriormente. Empresas como o Dropbox adotaram essa abordagem, incentivando os líderes de reuniões a convidar apenas as principais partes interessadas, não “espectadores”.

Transforme agendas em planos de ação

Os entrevistados do estudo não ficaram apenas frustrados com a falta de agendas – eles também ficaram frustrados com agendas vagas, recicladas ou que não incluíam objetivos.

Torne suas agendas mais eficazes, construindo-as em torno de perguntas específicas que são importantes para sua equipe. Por exemplo, em vez de “Atualização de lançamento de produto”, pergunte: “Quais são os riscos críticos para o cronograma de lançamento de nosso produto e como podemos mitigá-los?” Essas perguntas também podem informar outras decisões de reunião, como por quanto tempo se reunir e quem deve estar na sala.

Faça cada minuto valer a pena – e não atropele

Deixe a agenda ditar a duração da reunião e mantenha-a o mais apertada possível. A maioria das reuniões está programada para durar uma hora, independentemente da agenda, mas a Lei de Parkinson nos lembra que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível. Agendar a reunião para meia hora ou 45 minutos pode adicionar um pouco de pressão de tempo e aumentar o esforço e a eficiência.

Exija responsabilidade, sempre

As frustrações persistentes dos entrevistados muitas vezes resultaram da incerteza sobre os próximos passos de uma reunião, incluindo suas funções e itens de ação.

Para neutralizar isso, atribua um proprietário a cada item da agenda. Isso cria responsabilidade e demonstra liderança compartilhada, o que pode aumentar a eficácia da equipe.

Essas estratégias podem ajudar a evitar ressacas de reuniões, mas mesmo as reuniões mais bem planejadas às vezes podem descarrilar. Como você pode colocá-los de volta nos trilhos? Como a ruminação e o desabafo tendem a prolongar a ressaca dos entrevistados, considere uma abordagem proativa. Reserve um tempo durante a reunião para reconhecer as preocupações dos participantes e, se necessário, ajuste a agenda adiando itens menos críticos para criar espaço para discussões significativas.

Como se recuperar de uma reunião ruim

Também foi perguntado aos entrevistados sobre abordagens que ajudaram eles e seus colegas de trabalho a se recuperarem de forma mais eficaz de ressacas de reuniões. Sem surpresa, suas estratégias se alinharam amplamente com as descobertas da pesquisa sobre estresse no local de trabalho:

Pressione pausar e redefinir

Fazer uma pequena pausa mental ajudou muitos entrevistados a recuperar o foco após uma reunião ruim. Essa técnica, conhecida como distanciamento psicológico, envolve a desconexão mental do trabalho e ajuda a interromper padrões de pensamento negativos, como a ficar remoendo ou ruminando. Depois de uma reunião ruim, faça uma pausa de alguns minutos para limpar sua mente. Exercícios simples de atenção plena, como respiração profunda, também podem ajudá-lo a processar reações imediatas antes de restaurar o foco.

Vá dar um passeio

Os esforços de recuperação foram ainda mais eficazes quando os entrevistados colocaram distância física entre si e uma reunião ruim. Isso incluía dar um passeio ao ar livre, tomar um café ou simplesmente visitar outra parte do escritório.

Encontre clareza na conversa

Conversar com colegas de trabalho foi outra estratégia de recuperação comum, mas nem todas as conversas tiveram o mesmo efeito. Observamos duas abordagens distintas com resultados muito diferentes.

Conversas compostas apenas para desabafar não eram eficazes – e às vezes até contraproducentes. Embora essas interações ocasionalmente oferecessem alívio emocional de curto prazo, essa abordagem também costumava prolongar os efeitos da ressaca.

Em contraste, as conversas destinadas a dar sentido à reunião foram construtivas. Ao discutir o que deu errado e explorar as possíveis causas, você pode processar seus pensamentos, ganhar perspectiva e seguir em frente com mais eficiência.

Se você estiver desabafando depois de uma reunião ruim, reformule as discussões como uma oportunidade para a resolução de problemas. Ao fazer isso, você pode interromper os padrões de pensamento negativos que muitas vezes levam a remoer e repetir e voltar ao seu trabalho mais rapidamente.

As descobertas ressaltam como reuniões ruins podem deixar efeitos prejudiciais duradouros. Mas algumas reuniões podem ter o efeito oposto – deixando os funcionários energizados e animados para voltar ao trabalho. Ao implementar essas estratégias descritas, as organizações podem promover uma cultura de reunião em que os funcionários podem sair das reuniões motivados, focados e prontos para enfrentar suas próximas tarefas com entusiasmo renovado.

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